Só de pensar no período de faturamento já bate um nervosismo, não é mesmo?
Todos os meses, durante o período de faturamento, sua empresa praticamente deve parar para auditar todos os prontuários, avaliações, evoluções, enfim, juntar todas as evidências que comprovam que o Plano de Atenção Domiciliar foi devidamente executado, e que o paciente teve acesso a tudo que foi aprovado pela operadora para ser bem assistido.
Contudo, ausências de fichas, avaliações sem assinatura ou não preenchidas, a falta de certeza que as visitas foram realmente realizadas e com qualidade, são alguns dos eventos que nos deparamos corriqueiramente.
Sabe aquele procedimento de realizar ligações para os parceiros terceirizados e profissionais corrigirem as falhas, gerando inúmeras horas de retrabalho por parte da sua equipe de auditoria? Principalmente para cobrar tudo o que foi executado por falta de evidências, por qualquer gargalo ou inconsistência na documentação de faturamento! Que dor de cabeça, né? Fora que, quem nunca pagou visitas e depois descobriu que não foram realizadas ou que foram glosadas pela operadora?
Acredito que você já deve saber que todo esse problema mencionado acima é um gigante efeito colateral do processo analógico de registro nas visitas, evoluções e checagens. Concorda?
Nesse artigo iremos te explicar como funciona uma solução para resolver esse efeito colateral atuando na resolução deste problema que tem como pontos chave:
- Monitoramento das visitas em tempo real;
- Gestão e armazenamento digital das informações coletadas nas visitas;
- Visibilidade de tudo que está acontecendo com o paciente com a checagem de procedimentos e medicamentos;
Como resolver o problema do absenteísmo com monitoramento das visitas em tempo real?
Um dos desafios enfrentados na assistência domiciliar é a falta de controle das visitas dos profissionais de saúde às casas dos pacientes.
Há uma cortina de fumaça quando se trata do monitoramento das equipes multidisciplinares ao seguir uma agenda de visitas à domicílio, seja pela falta de comprovação de que estes eventos realmente foram realizados, seja pela não identificação da falta do profissional, a identificação do absenteísmo.
Para superar este problema, o qual causa impacto no faturamento e atendimento ao paciente e que, atualmente, é realizado através de planilhas ou sistemas obsoletos que não se comunicam com as empresas terceirizadas ou profissionais no campo, foram implementadas algumas mudanças visando sua completa substituição pelo módulo de visitas da plataforma HAI. São elas:
- Elaboração do planejamento de escalas e visitas, que será feito a partir do sistema online, onde já estarão cadastrados os pacientes, todos profissionais, tipos de visitas e produtos que podem fazer parte do Plano de Cuidado;
- A partir do sistema é possível ter uma visualização da agenda de todos os profissionais da sua empresa e também da disponibilidade das empresas terceirizadas;
- um processo que antes durava horas, agora é resolvido em segundos. Os profissionais recebem a notificação no smartphone através do aplicativo e têm acesso a toda a sua agenda de visitas e atendimentos do dia, semana ou mês;
- Havendo qualquer intercorrência no deslocamento para a realização da visita, o profissional pode compartilhar a sua localização com a empresa através do aplicativo, possibilitando uma rápida substituição por um novo profissional que esteja com a agenda disponível e perto do local da visita para cobrí-lo;
- Há, ainda, o auxílio ao profissional para que o mesmo possa ser mais assertivo, roteirizando todas as visitas planejadas em sua agenda e verificando, ao longo do dia, as melhores rotas para acesso aos domicílios de seus pacientes, evitando, assim, que o mesmo seja pego de surpresa com trânsitos inesperados e deixe o paciente desassistido;
- Todas as informações das visitas são sincronizadas em tempo real em um painel de monitoramento, através do qual, seguindo configurações pré-estabelecidas, os gestores podem ser alertados em caso de atrasos das mesmas. Tudo, isso para evitar que essas visitas que foram prejudicadas por atrasos, comprometam o plano de cuidado ao paciente, o contrato formalizado com a operadora e, o mais importante, a segurança desse paciente;
- as empresas terceirizadas comprometidas com a evolução e aumento da qualidade do atendimento, também têm acesso ao sistema para obter e entregar as mesmas ferramentas aos seus profissionais e se beneficiarem de uma gestão efetiva do atendimento domiciliar.
Seguindo esse passo a passo, conseguimos melhorar a previsibilidade, reduzir o absenteísmo da equipe multidisciplinar e ter todas as informações corretas para o repasse, com a disponibilização de relatórios de produtividade.
A HAI (Healthcare Assistive Intelligence) é composta por um Aplicativo Mobile e um Sistema Web que funcionam de forma integrada e sincronizada da seguinte forma:
Aplicativo
O aplicativo é utilizado desde a equipe multidisciplinar até o profissional de logística.
Possui funcionamento totalmente off-line possibilitando atendimentos em locais sem cobertura 3G.
Ele está disponível para download na Apple Store e na Play Store e é por meio desta interface que os profissionais envolvidos recebem todos os plano de visitas e atendimentos, com sua jornada de atividades, evoluções, formulários personalizados de avaliação e prescrição.
Com isso, é possível:
- Melhorar a comunicação;
- Aumentar a produtividades de toda a equipe;
- Ter todas informações organizadas em tempo real; e
- Criar uma nova experiência para os profissionais.
Sistema Web
Os gestores e o time da retaguarda utilizam o Sistema Web para planejar e monitorar toda a assistência e operação do atendimento domiciliar. É aqui que conseguimos:
- Visualizar o paciente em tempo real;
- Realizar o planejamento e monitorar diariamente os planos de cuidado/PAD;
- Criar jornadas de atendimento personalizadas para cada profissional, paciente ou cliente; e
- Auditar e emitir relatórios para faturamento, prorrogação, alta, entre outros.
A plataforma possui um dashboard atualizado em tempo real com os status das visitas (agendada, realizada e atrasada), indicadores de performance para que seja possível entender quais profissionais estão realizando mais visitas e o monitoramento clínico do paciente.
Assim, para que a gestão atue de maneira fluída e centralizada, temos uma solução que comporta um Sistema Web para a retaguarda do home care e um Aplicativo para os profissionais em campo, a qual digitaliza todos os pontos de contato do profissional com o paciente.
Como coletar e ter todas as informações das visitas em tempo real?
Uma das principais queixas que ouvimos diariamente de todos os profissionais, sejam eles de home care, da operadora ou de um hospital, é que não é possível saber o que está acontecendo e como está o paciente em casa.
Em caso de eventos adversos com este paciente, a informação do ocorrido chega de forma tardia, resultando na desassistência deste paciente e o colocando em risco. Além disso, esse é um tipo de situação que contribui para a soma de diversos erros e aumento do estresse das famílias, fragilizando a relação com o profissional de saúde e com o próprio home care.
Com foco na jornada de atenção domiciliar, o nosso sistema de gestão HAI tem capacidade de planejar toda a operação e acompanhar integralmente o paciente, no que tange a desospitalização, transição para outros serviços e planos de cuidado.
Para pôr um ponto final nesses gargalos de informações sobre o que acontece no domicílio do paciente e ter todos os relatórios das visitas digitalizados para o faturamento, implementamos os seguintes passos:
- Criamos no sistema uma biblioteca de tipos de visita;
- Configuramos cada tipo de visita com sua jornada de avaliações, relatórios, evoluções e atividades que o profissional deve executar;
- As visitas podem ser divididas em etapas, com orientações ou perguntas estruturadas. Essa divisão é importante para ajudar o profissional e habilita a personalização de relatórios;
- Quando os profissionais chegam à casa do paciente, têm acesso à jornada detalhada de tudo que precisam executar, garantindo que todas as etapas do atendimento sejam cumpridas, realizando a evolução do atendimento no aplicativo, assinado digitalmente por login ou por certificado digital;
- Todas as informações são enviadas em tempo real para o sistema, que alerta em caso de qualquer inconformidade;
- De maneira imediata, as informações podem ser auditadas e transformadas em relatórios para faturamento, prorrogação, boletins, dentre outros formas;
- Por fim, os relatórios podem ser personalizados no momento da emissão e, também, impressos em massa, para otimizar ainda mais o tempo da equipe.
Além de ter todas informações corretas e disponíveis para um faturamento assertivo, com este processo será possível melhorar a qualidade do seu atendimento, a segurança dos seus pacientes e dobrar a produtividade de toda a sua equipe.
Como monitorar o estoque beira leito e a checagem de procedimentos, sinais, visitas e medicamentos?
Manter o paciente em home care exige uma gestão logística complexa, a qual é necessária para garantir insumos e o seu devido transporte, a fim de que o cuidado prestado seja realizado no tempo previsto e nas condições estabelecidas para cada situação.
É válido mencionar que esse planejamento da gestão de fluxos para entrega e controle de materiais e medicamentos é essencial à manutenção dos planos de cuidado.
Mas é comum que parte das glosas do home care aconteçam por conta de materiais e medicamentos, como, por exemplo, quando o envio do código de faturamento é incorreto ou apresenta datas de checagens ou quantidades erradas. Isso já aconteceu com a sua empresa?
Para resolver esse problema, nossa plataforma HAI realiza o controle do estoque beira-leito e possibilita o monitoramento e gestão das checagens digitalmente, através dos seguintes passos:
- Ter os planos de cuidado da atenção domiciliar, visitas e prescrições gerenciadas pela HAI;
- Toda equipe que realiza procedimentos e aplica medicamentos deve utilizar o recurso de prontuário beira-leito da solução;
- Com a realização de tais procedimentos, há o registro na plataforma de todas as checagens dos profissionais, e, mais do que isso, há o envio de lembretes e alertas para evitar a desassistência;
- No sistema web, acessa-se um dashboard que consolida todas as informações e, também, emite alertas aos gestores na ocorrência de qualquer alteração;
- Com esse controle, é possível visualizar o estoque beira-leito em tempo real e, também, a quantidade de itens prescritos e realizados;
- No mesmo espaço, estabelece-se a prescrição médica ou multiprofissional eletrônica;
- Qualquer mudança da prescrição já é refletida em tempo real no dashboard de monitoramento, resolvendo problemas de comunicação e acelerando a tomada de ação de cunho administrativo, clínico e logístico.
Inclusive, com a prescrição e checagem digital, também eliminamos riscos de erros de interpretação pela letra do médico, por exemplo, bem como o desabastecimento, aumentando o nível de segurança e eficiência de toda a empresa.
Agora você está apto para estabelecer um processo de conta limpa para melhorar e aumentar o seu faturamento.
Com a resolução dos problemas que mencionamos anteriormente, possibilitamos esse processo de conta limpa, ou seja, um fluxo onde é possível organizar as informações e auditá-las diariamente, evitando que erros se acumulem e só sejam percebidos no final do período do Plano de Cuidado.
Assim, com a HAI, concluímos que os seguintes benefícios são gerados:
- Aumento da quantidade de itens do PAD realizados;
- Diminuição do retrabalho da equipe no período de faturamento;
- Diminuição das glosas;
- Aumento do Nível de Satisfação dos Clientes e Operadoras;
- Aumento da produtividade e acompanhamento da equipe multidisciplinar;
Quer saber mais sobre esses benefícios para a operação do seu home care? Podemos te ajudar nessa jornada!
Temos especialistas prontos para te guiar na transformação digital, reformulação de processos e implementação de uma cultura mais conectada e efetiva!
Vamos juntos?
