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Fature 100% de tudo que realizou, evite glosas e aumente a produtividade da equipe no seu home care

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Só de pensar no período de faturamento já bate um nervosismo, não é mesmo?

Todos os meses, durante o período de faturamento, sua empresa praticamente deve parar  para auditar todos os prontuários, avaliações, evoluções, enfim, juntar todas as evidências que comprovam que o PAD (Plano de Atenção Domiciliar) foi devidamente executado, e o paciente teve acesso a tudo que foi aprovado pela operadora para ser bem assistido.

Ausências de fichas, avaliações sem assinatura ou não preenchidas, e o pior, a falta de certeza que as visitas foram realmente realizadas e com qualidade são alguns dos eventos que encontramos comumente. Depois de inúmeras ligações, pedidos para os parceiros terceirizados e profissionais corrigirem as falhas e inúmeras horas de retrabalho por parte da sua equipe de auditoria, na maioria das vezes não é possível cobrar tudo que foi executado por falta de evidências, diminuindo a rentabilidade do home care. E ainda há o risco de ser glosado, por qualquer falha ou inconsistência na documentação de faturamento. Quem já não pagou visitas que depois descobriu que não foram realizadas ou que foram glosadas pela operadora?

Acredito que você já deve saber que todo esse problema mencionado acima é um gigante efeito colateral do processo analógico de registro nas visitas, evoluções e checagens. Concorda?

Nesse artigo iremos te explicar como funciona uma solução para resolver esse efeito colateral atuando na resolução deste problema que tem como pontos chave:

  • Monitoramento das visitas em tempo real;
  • Gestão e armazenamento digital das informações coletadas nas visitas;
  • Visibilidade de tudo que está acontecendo com o paciente com a checagem de procedimentos e medicamentos;

Como resolver o problema do absenteísmo com monitoramento das visitas em tempo real?

Um dos desafios enfrentados na assistência domiciliar é a falta de controle das visitas dos profissionais de saúde às casas dos pacientes. Há uma cortina de fumaça quando se trata do monitoramento das equipes multidisciplinares que devem seguir uma agenda de visitas à domicílio, seja pela falta de comprovação de que estes eventos realmente foram realizados ou até da não identificação da falta  do profissional, ou seja, absenteísmo.

Para superar este problema que causa impacto no faturamento e atendimento ao paciente decorrente deste modelo tradicional de registro e acompanhamento destes eventos, que, atualmente, é realizado através de planilhas ou sistemas obsoletos que não se comunicam com as empresas terceirizadas ou profissionais no campo implementamos algumas mudanças visando sua completa substituição pelo módulo de visitas da plataforma HAI. Através da  do. Realizando a implementação deste módulo, que compõe  uma plataforma tecnológica para gerenciar a operação e assistência do home care, é possível seguirmos os seguintes passos:

  1. O planejamento de escalas e visitas será feito a partir do sistema online, onde já estão cadastrados os pacientes, todos profissionais, tipos de visitas e produtos que podem fazer parte do Planos de cuidados/PADs (falaremos mais a frente sobre este item);
  2. Nesse momento tudo muda. A partir do sistema é possível ter uma visualização da agenda de todos profissionais próprios e também da disponibilidade das empresas terceirizadas; 
  3. Um processo que durava horas, agora é resolvido em segundos, os profissionais já recebem a notificação no smartphone onde através do aplicativo tem acesso a toda sua agenda de visitas e atendimentos do dia, semana ou mês;
  4. Havendo qualquer problema para realizar a visita, o profissional pode informar da sua situação às empresas através do aplicativo disponibilizado pela solução HAI, possibilitando a localização e rápida substituição por  um novo profissional com agenda disponível e perto do local da visita para substituí-lo;
  5. O aplicativo ainda auxilia o profissional a ser mais assertivo, roteirizando todas as visitas planejadas em sua agenda e verificando, ao longo do dia, as melhores rotas para acesso ao domicílio de seus pacientes Tudo isto para evitar que o profissional seja pego de surpresa com trânsitos inesperados e deixe o paciente desassistido;
  6. Todas as informações das visitas são sincronizadas em tempo real em um painel de monitoramento, onde, de acordo com configurações pré estabelecidas, os gestores podem ser alertados em casos de atrasos em visitas estarem comprometendo o plano de cuidado ao paciente, contrato com a operadora e o mais importante: a segurança do paciente;
  7. As empresas terceirizadas comprometidas com a evolução do atendimento e aumento da qualidade também tem acesso ao sistema para obter e entregar os mesmo benefícios aos seus profissionais e se beneficiarem de uma gestão efetiva do atendimento domiciliar;

Seguindo esse passo a passo conseguimos melhorar a previsibilidade,  reduzir o absenteísmo dos médicos e da equipe multidisciplinar e ter todas as informações corretas para o repasse a partir de relatórios de produtividade.

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A HAI (Healthcare Assistive Intelligence) é composta por um sistema web e um aplicativo mobile que funcionam de forma integrada e sincronizada da seguinte forma:

Sistema web

Os gestores e o time da retaguarda utilizam o sistema web para planejar e monitorar toda assistência e operação do atendimento domiciliar. É aqui que conseguimos:

  • Visualizar o paciente em tempo real;
  • Realizar planejamento e monitorar diariamente os planos de cuidado/PAD;
  • Criar jornadas de atendimento personalizadas para cada profissional, paciente ou cliente;
  • Auditar e emitir relatórios para faturamento, prorrogação, alta, entre outros.                                                           

Aplicativo

O aplicativo é utilizado por profissionais em campo, médicos e toda equipe multidisciplinar até o profissional de logística. O aplicativo está disponível para download na Apple Store e na Play Store, também possui funcionamento totalmente off-line possibilitando atendimentos em locais sem cobertura 3G.  É por meio desta interface que estes profissionais recebem todo plano de visitas e atendimentos  com sua jornada de atividades, evoluções, formulários personalizados de avaliação e prescrição, com isso, conseguimos:

  • Melhorar a comunicação;
  • Aumentar a produtividades de toda equipe;
  • Ter todas informações organizadas em tempo real;
  • Criar uma nova experiência para os profissionais.

Resumindo

Para que a gestão atue de maneira fluida e centralizada,  temos um sistema web para a retaguarda do home care e um aplicativo para os profissionais em campo que digitaliza todos os pontos de contato do profissional com o paciente. A plataforma possui um dashboard atualizado em tempo real com os status das visitas, sendo estes: agendada, realizada e atrasada; indicadores de performance para que seja possível entender quais profissionais estão realizando mais visitas e o  monitoramento clínico do paciente.

Como coletar e ter todas as informações das visitas em tempo real?

Com foco na jornada de atenção domiciliar, o sistema tem capacidade de planejar toda operação e acompanhar integralmente o paciente , desde a desospitalização, transição para outros serviços e planos de cuidado.

O Plano de cuidado domiciliar/PAD pode ser categorizado como baixa complexidade, podendo variar até a alta complexidade. Este PAD é criado de maneira personalizada para o paciente a partir de uma avaliação realizada por uma equipe multidisciplinar, e deve ser reavaliado periodicamente e ter seu orçamento aprovado pelo cliente. 

Uma das principais queixas que ouvimos diariamente de todos profissionais, sejam eles da operadora, do home care ou no hospital, é que não é possível saber o que está acontecendo e como está o paciente em casa. Em caso de eventos adversos com este paciente, a informação do ocorrido chega de forma tardia, resultando na desassistência deste paciente e o colocando em risco. Além disto, este tipo de situação contribui para a soma de diversos erros e aumento do estresse das famílias, fragilizando esta relação com o profissional de saúde e o próprio home care.

Para pôr um ponto final nesses problemas e ter todos relatórios das visitas digitalizados   para o faturamento,  implementamos os seguintes passos:

  1. Criar no sistema uma biblioteca de tipos de visita;
  2. Configura-se cada tipo de visita com sua jornada de avaliações, relatórios, evoluções e atividades que o profissional deve executar;
  3. As visitas podem ser divididas em etapas com orientações ou perguntas estruturadas. Essa divisão é importante para ajudar o profissional mas também  porque habilita a possibilidade de personalizar relatórios;
  4. Quando os profissionais chegarem à casa do paciente, terão acesso a jornada detalhada de tudo que precisam executar garantindo que todas as etapas do atendimento serão cumpridas,  realizando a evolução do atendimento no aplicativo, assinado digitalmente por login ou por certificado digital;
  5. Todas as informações são enviadas em tempo real para o sistema, que alerta em caso de qualquer inconformidade;
  6. Imediatamente as informações podem ser auditadas, transformadas em relatórios para faturamento, prorrogação, boletins, dentre outros;
  7. Os relatórios podem ser personalizados no momento da emissão e também impressos em massa, para otimizar ainda mais o tempo da equipe.

Além de ter todas informações corretas e disponíveis para um faturamento assertivo, com este processo, será possível melhorar a qualidade do atendimento, a segurança dos pacientes e dobrar a produtividade de toda equipe.  

Como monitorar o estoque beira leito e a checagem de procedimentos, sinais, visitas e medicamentos? 

Manter o paciente em home care exige uma gestão logística complexa, que é necessária para garantir insumos e transporte, a fim de que o cuidado prestado seja no tempo e nas condições oportunas a cada situação. O estabelecimento e gestão de fluxos para entrega e controle de materiais e medicamentos é essencial à manutenção dos planos de cuidado.

É comum que parte das glosas do home care aconteçam por conta de materiais e medicamentos, como por exemplo quando o envio do código de faturamento é incorreto ou apresenta datas de checagens ou quantidades erradas. Para resolver esse problema, nossa plataforma realiza o controle do estoque beira-leito e vai além, possibilitando o monitoramento e gestão das checagens digitalmente. Para isso devemos estabelecer os seguintes passos:

  1. Ter os planos de cuidado da atenção domiciliar, visitas e prescrições gerenciadas pela HAI;
  2. Toda equipe que realiza procedimentos e aplica medicamentos deve utilizar prontuário beira-leito da solução;
  3. A partir deste momento a plataforma registra todas checagens dos profissionais, e, mais do que isso, envia lembretes e alertas para evitar a desassistência;
  4. No sistema web é possível acessar um dashboard que consolida todas as informações e também alerta os gestores na ocorrência de qualquer alteração;
  5. Com esse controle é possível visualizar o estoque beira-leito em tempo real e também a quantidade de itens prescritos e realizados;
  6. Nesse momento também é possível estabelecer a prescrição médica ou multiprofissional eletrônica;
  7. Qualquer mudança da prescrição já é refletida em tempo real no dashboard de monitoramento, resolvendo problemas de comunicação e acelerando a tomada de ação de cunho administrativo, clínico e logístico.

Com a prescrição e checagem digital, também eliminamos riscos como erros de interpretação pela letra do médico bem como o desabastecimento, aumentando o nível de segurança e eficiência de toda empresa. 

Agora você você está apto para estabelecer um processo de conta limpa para melhorar e aumentar o faturamento

Com a resolução dos problemas que mencionamos anteriormente, possibilitamos um processo de conta limpa, ou seja, um fluxo onde é possível organizar as informações e auditá-las diariamente, evitando que erros se acumulem e só sejam percebidos no final do período do Plano de Cuidados. Geramos, então, os seguintes benefícios:

  1. Aumento da quantidade de itens do PAD realizados relativos aos planejados;
  2. Diminuição do retrabalho da equipe no período de faturamento;
  3. Diminuição das glosas;
  4. Aumento do Nível de Satisfação do Cliente;
  5. Aumento da produtividade e acompanhamento da equipe multidisciplinar;

Quer saber mais sobre esses benefícios para a sua operação de home care? Podemos te ajudar nessa jornada! Temos especialistas prontos para te guiar na transformação digital, reformulação de processos e implementação de uma cultura mais conectada e efetiva. Gostou deste artigo? Se você quer conhecer mais sobre gestão 4.0 e transformação digital para home care , inscreva-se na nossa newsletter e fique por dentro do assunto!

Vamos juntos?

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